6.1 Qualitätssichernde Maßnahmen

Zur Einhaltung und Steuerung definierter Servicestandards sind qualitätssichernde Maßnahmen zu implementieren, durch die Abweichungen von der Servicequalität (Servicestandards) erkannt sowie Optimierungsmaßnahmen im Beschaffungsprozess ergriffen werden können.

Zuständig für diese Maßnahmen im Prozess zentraler Beschaffungen ist die Zentrale Beschaffungsstelle. Diese kann Vorgaben für die dezentralen Beschaffungsstellen erlassen.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen haben für den Prozess der Bedarfsplanung, der Planung und Bereitstellung der Haushaltsmittel, das Anforderungsmanagement sowie für dezentrale Beschaffungen qualitätssichernde Maßnahmen zu veranlassen.

6.2 Berichtswesen

Die qualitätssichernden Maßnahmen beinhalten auch die Gewährleistung eines umfassenden Berichtswesens zur Wahrnehmung der Fachaufsicht durch das TMIK.

Als Standardbericht hat die Zentrale Beschaffungsstelle der Bedarfsüberprüfungsstelle einen mit den mittelbewirtschaftenden Stellen auf der Grundlage der bestätigten Haushaltsvoranmeldungen abgestimmten Beschaffungsplan nach dem Muster in der Anlage 2 zu Beginn des Haushaltsjahres vorzulegen und diesen Beschaffungsplan monatlich fortzuschreiben. Die dezentralen Beschaffungsstellen haben der Zentralen Beschaffungsstelle monatlich eine Aufstellung über realisierte Vergaben entsprechend dem Muster der Anlage 1 vorzulegen. Beschaffungsvorhaben unterhalb der Geringfügigkeitsgrenze von 1.000 EUR ohne Umsatzsteuer bei Lieferungen und Leistungen bleiben unberücksichtigt.

Beschaffungsvorhaben der Behörden und Einrichtungen der Thüringer Polizei, die im bestätigten IuK-Beschaffungsplan (IuK-Konzept) des jeweiligen Jahres enthalten sind, werden nicht im Beschaffungsplan aufgeführt.

Um die durch die Zentrale Beschaffungsstelle geschlossenen Rahmenverträge optimal auslasten zu können, haben die abrufberechtigten Behörden ihre getätigten Abrufe aus den Rahmenverträgen unverzüglich der Zentralen Beschaffungsstelle elektronisch mitzuteilen.