(1) Alle eine Buchung auslösenden Vorfälle, insbesondere jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung werden zu ihrer sachlichen und rechnerischen Feststellung auf ihren Grund und ihre Höhe geprüft und sachlich und rechnerisch festgestellt. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bescheinigt, dass die Buchung sachlich und inhaltlich konform mit dem betreffenden Vertrag oder den buchungsbegründenden Unterlagen und den dafür einschlägigen Rechtsvorschriften ist. Mit der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit wird bescheinigt, dass die in der Buchung verzeichneten Beträge und Summen korrekt berechnet worden sind. Die Richtigkeit ist schriftlich oder, sofern keine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird, durch ein innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS) mit festgelegten Zugriffsberechtigungen in einem elektronischen Rechnungsworkflow festzustellen (sachliche und rechnerische Feststellung). An die Stelle der Feststellungsbescheinigungen und der Unterschrift des Anordnungsbefugten müssen Merkmale treten, durch die die Feststeller und der Anordnungsbefugte gleichwertig identifiziert werden können und der Umfang ihrer Verantwortung ersichtlich ist (elektronische Zahlungsanordnung). In den Fällen des § 10 Abs. 2 Nrn. 1 und 2 und Abs. 3 entfällt eine sachliche und rechnerische Feststellung.

(2) Der Hauptverwaltungsbeamte regelt und dokumentiert die funktions- und personenabhängigen Befugnisse für die sachliche und rechnerische Feststellung und deren Form. Er kann bei elektronischen Verfahren Ausnahmen von Absatz 1 zulassen, wenn durch geeignete Kontrollen die ordnungsgemäße Erledigung gesichert wird. Diese Ausnahmen sind der Kommunalaufsicht und der überörtlichen Prüfungseinrichtung anzuzeigen.

(3) Soweit elektronische Verfahren in der Kommunalkasse eingesetzt werden, sind die Feststellungs- und Anordnungsbefugnisse mit den Namen in einem zentralen elektronischen Register mit Lesezugriff für die Kommunalkasse und das Rechnungsprüfungsamt zu führen.